Veranderaanpak: Welke is geschikt?

Veranderingen doorvoeren in een organisatie kan op verschillende manieren: er zijn meer wegen naar Rome! We onderscheiden acht  verschillende veranderaanpakken, die elk op zich tot goede resultaten kunnen leiden. Vaak worden zo’n veranderaanpak  ook aangeduid met een kleur. De acht  aanpakken zijn:

In dit artikel bespreken we de volgende onderwerpen:

Zo kies je een geschikte veranderstrategie
Kies een veranderaanpak die bij de betrokkenen past
De verschillende veranderaanpakken
Blauw
Geel
Groen
Rood
Wit
Oranje
Beige
Cyaan

Zo kies je een geschikte veranderstrategie

Er zijn drie verschillende startpunten voor het kiezen van een veranderstrategie:  

1. Je weet goed wat er moet gebeuren om de veranderingen te realiseren, want zowel de doelen als  de gewenste veranderingen zijn helder. Je weet ook welke maatregelen er nodig zijn om die veranderingen tot stand te brengen en welke betrokkenen die maatregelen uit moeten voeren. Daarnaast heb je een helder idee van de veranderaanpak (fases, acties, tussenresultaten, planning).

In dit geval kies je voor een ontwerpstrategie.

• Je weet ongeveer wat er moet gebeuren om de veranderingen te realiseren. De doelen, de benodigde maatregelen en de betrokkenen die die maatregelen moeten uitvoeren zijn helder, maar je verwacht wel dat je extra inspanningen moet leveren om die betrokkenen mee te krijgen. Je hebt wel ongeveer een idee van het veranderproces, maar je houdt er rekening mee dat dat ook nog anders kan verlopen.

In dit geval kies je voor een maatregelgerichte strategie.

• Je weet nog helemaal niet wat er moet gebeuren om de veranderingen te realiseren. Je beseft dat je daar het inzicht en de creativiteit van alle betrokkenen voor nodig hebt en je hebt dus ook nog geen idee hoe het veranderproces eruit zal gaan zien.

In dit geval kies je voor een mensgerichte strategie.

Als je eenmaal een veranderstrategie hebt gekozen (of hebt herkend wanneer anderen een strategie hebben bepaald), dan kan je een veranderaanpak kiezen.

Bij een ontwerpstrategie en maatregelgerichte strategie kies je één van de eerste vijf veranderaanpakken (planmatig, onderhandelend, motiverend, lerend of ruimte gevend). Bij een mensgerichte strategie kies je één van de laatste drie veranderaanpakken (inventariserend, dialogisch, werkplek bestuderend).

Je kiest een veranderaanpak waarvan je denkt dat die het beste past bij de betrokkenen. Als je meerdere groepen met betrokkenen onderscheidt, dan is het wellicht verstandig om verschillende veranderprocessen te onderscheiden en verschillende veranderaanpakken te kiezen.

Kies een veranderaanpak die bij de betrokkenen past

• De betrokkenen ondersteunen de gewenste veranderingen, vinden de aangekondigde maatregelen logisch en zijn gewend aan een gestructureerde manier van werken. In zo’n geval kies je een planmatige (blauwe) veranderaanpak.

• De betrokkenen hebben verschillende belangen, zien wellicht de veranderingen en maatregelen als een bedreiging en zijn gewend om hun belangen te verdedigen door te onderhandelen.
  In zo’n geval kies je een onderhandelende (gele) veranderaanpak.

• De betrokkenen worden gemotiveerd als zij hun mening kunnen geven over het doel en het veranderproces en zijn ook gewend dat beslissingen niet genomen worden zonder overleg met hen. In zo’n geval kies je een motiverende (rode) veranderaanpak.

• Betrokkenen vinden het belangrijk om stap voor stap meegenomen te worden in het veranderproces en om daar ook over mee te kunnen denken. Ze zijn vertrouwd met geleidelijke ontwikkelprocessen en de onzekerheden die daarbij horen. In zo’n geval kies je voor een lerende (groene) veranderaanpak.

• Betrokkenen vinden autonomie belangrijk en willen ruimte om zelf in te kunnen vullen hoe zij de veranderingen willen gaan realiseren. Ze zijn eraan gewend om veel handelingsvrijheid te krijgen in hun werk. In dat geval kies je voor een ruimte gevende (witte) veranderaanpak.

• Betrokkenen zijn praktisch ingestelde professionals, of ze nu hoogopgeleid zijn of praktisch opgeleid. Ze waarderen het als hun mening wordt gevraagd over hun werk. De meesten hebben er ook vertrouwen in, dat het zin heeft om hun mening te geven. In dat geval kies je voor een inventariserende (oranje) veranderaanpak.

• Betrokkenen vormen een heel diverse groep met verschillende expertises, culturen,  werkervaringen en verantwoordelijkheden. Ze zijn niet gewend zijn om gezamenlijk te overleggen en informatie uit te wisselen. In zo’n geval kies je voor de dialogische (beige) veranderaanpak.

• Betrokkenen zijn trots op hun specialistische kennis en ervaring. Ze waarderen het als daarnaar gevraagd wordt, maar ervaren ook afstand tot collega’s die niet dezelfde ervaring hebben. Ze hebben daarom ook de nodige aarzeling om verbetersuggesties te delen met minder deskundige collega’s en management. In dat geval kies je voor een werkplek (cyaan) veranderaanpak.

De verschillende veranderaanpakken

BLAUW

Blauw staat voor planmatig, rationeel en gestructureerd veranderen. Gebaseerd op analyse en berustend op kennis en inzichten van experts (interne en/of externe).
In een blauwe veranderaanpak wordt er een veranderdoel gesteld, worden stappen en fases geformuleerd op weg naar dat einddoel toe en wordt er een verandertraject uitgestippeld, met een planning en met acties die noodzakelijk zijn om tot het eindresultaat te komen.

Het is een veranderaanpak, die ervan uitgaat dat je de uitkomst van het veranderproces aan het begin kunt formuleren. Evenals de acties die daarvoor nodig zijn. Het is een veranderaanpak, die gelooft in maakbaarheid. En in het nut van goede argumenten. Een rationele aanpak.

GEEL

Geel veranderen staat voor onderhandelend veranderen. Gebaseerd op het besef dat er meerdere partijen nodig zijn voor de gewenste verandering, dat die partijen verschillende belangen hebben en dat geen van de partijen zijn wil kan opleggen aan de anderen. De verandering kan dus alleen tot stand komen als alle partijen samen willen werken aan de verandering.
In een gele veranderaanpak wordt eerst de noodzaak voor verandering met elkaar besproken. Het doel is om te komen tot een gezamenlijk gevoelde noodzaak om te veranderen. Soms is dat een heel proces van elkaar leren kennen en vertrouwen. Als de noodzaak tot veranderen door alle partijen onderschreven wordt, gaat de onderhandeling verder. Met als doel om een eindresultaat te formuleren, waarmee de belangen van de verschillende partijen voldoende gediend zijn. Een derde fase van onderhandelen gaat vervolgens over welke veranderingen dan nodig zijn en welke acties (interventies) daarvoor ondernomen moeten worden.

Gele veranderprocessen zie je vaak in politieke omgevingen en als er veranderingen gezamenlijk gerealiseerd moeten worden door verschillende zelfstandige organisaties.

GROEN

Groen veranderen staat voor al lerend veranderen. In een groene veranderaanpak is niet alleen het eindresultaat (veranderdoel) belangrijk, maar ook het proces om te komen tot dat eindresultaat. Het veranderproces wordt gezien als een leerproces, waarbij alle betrokkenen samen leren wat er nodig is om te veranderen. Dat leren betekent ook, dat je soms een stapje terug doet, of een eerdere conclusie heroverweegt. Een groene aanpak betekent dat je een proces kiest van experimenteren, evalueren en leren. Fouten maken is prima, want het is een kans om te leren. Het veranderproces is dus geen voorspelbaar proces, maar eerder twee stappen voorwaarts en één stap achterwaarts.

Groene veranderprocessen zie je vaak in maatschappelijke organisaties en in wanneer continue kwaliteitsverbetering gewenst wordt.

ROOD

Rood veranderen staat voor een motiverende aanpak. In een rode veranderaanpak wordt aandacht gegeven aan de mensen in de organisatie. Zij worden zo goed mogelijk geïnformeerd over de veranderplannen en er wordt actief gezocht naar manieren om hen te betrekken en te stimuleren. Door hen te informeren, te prikkelen, met hen in gesprek te gaan en hen te belonen. Een rode veranderaanpak is een proces van contact leggen, overleg plegen, inzetten van maatregelen die de betrokkenen motiveren en een beroep doen op de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de organisatie.

Rode veranderprocessen zie je vaak toegepast worden in organisaties waar medewerkers gewaardeerd worden en waar een cultuur heerst van gezamenlijk optrekken.

WIT

Wit veranderen staat voor een niet-sturende aanpak. In een witte veranderaanpak wordt erop vertrouwd dat de betrokkenen zelf inventief genoeg zijn om het veranderdoel te realiseren, op hun manier en in hun tijd. Terwijl er dus niet wordt gestuurd op de verandering, wordt er wel gestuurd op de omgeving. Omstandigheden die de verandering zouden kunnen helpen, worden zoveel mogelijk gecreëerd en mogelijke blokkades voor verandering worden zoveel mogelijk weggenomen.

Witte veranderaanpakken zie je vaak in een innovatieve omgeving of organisatie, waar professionals veel vrijheid krijgen om te bepalen hoe ze hun werk doen.

ORANJE

Oranje veranderen staat voor een inventariserende, mensgerichte aanpak. Bij de oranje veranderaanpak worden alle betrokkenen gevraagd om suggesties te doen voor verbeteringen en veranderingen, meestal via intranet of social media. Het is een aanpak waar mensen niet fysiek bij elkaar komen, zoals bij de dialogische en de werkplek aanpak, maar op afstand worden benaderd.

De oranje veranderaanpak wordt vaak gekozen om grote aantallen mensen snel te bereiken. De aanpak stelt wel hoge eisen aan de communicatie over de manier waarop met de suggesties wordt omgegaan. Frequente en transparante terugkoppeling is dan ook van groot belang bij deze aanpak.

BEIGE

Beige veranderen staat voor een dialogische, mensgerichte aanpak. Bij een beige veranderaanpak komen alle betrokkenen samen om in multidisciplinair samengestelde groepen te overleggen over organisatieverandering. Bij deze aanpak horen methoden als worldcafe en waarderend onderzoeken, waarbij de dialoog gaat over het verbeelden van een gewenste toekomst en over manieren om eerdere successen opnieuw te realiseren. Die positieve focus is voor de meeste mensen verfrissend en leidt dan ook steeds tot enthousiasme.

De beige veranderaanpak vraagt een goede organisatie, begeleiding en follow-up, maar levert dan ook veel op. Niet alleen verrassende ideeën, maar ook de wens om vaker samen te werken in multidisciplinair verband. Het is bij uitstek een aanpak die niet alleen op de korte termijn, maar ook op de lange termijn veel verbeteringen voor de organisatie oplevert.

De aanpak is vooral geschikt in organisaties waar het management open staat voor meningen van medewerkers en een brede dialoog durft aan te gaan.

CYAAN

Cyaan veranderen staat voor een aanpak van continu verbeteren op de werkplek en is onderdeel van een mensgerichte strategie. In een cyaan veranderaanpak worden verbeteringen gezocht door gesprekken met betrokkenen op de werkplek en door het samen bestuderen van werkprocessen. De verschillende medewerkers die werkzaam zijn rond de werkvloer en hun leidinggevenden observeren, bestuderen en beschrijven de werkprocessen en zoeken daarbij systematisch naar mogelijkheden om die te verbeteren.

De cyaan veranderaanpak wordt vaak toegepast in een productie omgeving en blijkt steeds weer tot nieuwe verbetersuggesties te kunnen leiden. Deze aanpak is geschikt als de nadruk ligt op lange termijn verandering, omdat deze aanpak meestal leidt tot een hele serie kleinere verbeteringen.

NB.
Het gebruik van kleuren voor verschillende veranderaanpakken is een hulpmiddel. In de praktijk zullen aanpakken vermengd worden en aangepast worden tijdens het gebruik.
De kleuren blauw, geel, groen, rood en wit komen uit ‘Leren veranderen’ van de Caluwe en Vermaak, 2006. De kleuren oranje, beige en cyaan komen uit ‘Mensgericht Veranderen’ van Vlaanderen, in druk.